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Organisez votre réunion à distance !

Il se peut que vous ayez besoin de faire une réunion avec des collègues en déplacement, avec des clients en incapacité de se déplacer, avec des collaborateurs d’un autre pays… La réunion par vidéoconférence est alors la solution dans beaucoup de cas.

Comment préparer votre réunion

Plusieurs paramètres entrent en compte lors de la préparation de votre réunion.

Pour commencer, il est nécessaire d’établir l’ordre du jour, ainsi que l’objectif de celle-ci. L’objectif doit être réalisable dans un temps court. Structurez la réunion de façon dynamique, elle n’en sera que plus productive.

Il faut également prévoir sur quel logiciel se déroulera la réunion : les logiciels sont des plateformes sûres, et fiables. Vous le choisirez en fonction de vos besoins : la vidéo doit-elle nécessairement être en haute résolution ? Quel est le nombre maximal de participants potentiels ? Devrez-vous travailler sur des documents en équipe ? Des données doivent-elles être cryptées ? Enfin, le prix et les obligations de contrat du logiciel correspondent-ils à vos attentes ?

Vous devrez aussi prévoir les éventuels problèmes classiques qui peuvent survenir. Faire quelques tests et vérifications des outils et de votre support, peut s’avérer indispensable.

Par la suite, il peut être utile de définir le rôle des participants, selon le contexte de la réunion. Mais avant tout, il faut s’assurer que chacun ai bien été informé de la date et l’heure de la réunion, via une convocation ou invitation envoyée en amont.

Comment la dérouler

Dès le début de votre réunion, annoncez clairement l’objectif de celle-ci, toujours de façon conviviale.

Il faut ensuite savoir gérer le débat entre les différents protagonistes. Vous pouvez mettre en place des modalités de prises de parole et de décision, telles que le respect du discours de l’autre sans le couper, ne pas monopoliser la parole… Vous devrez alors veiller à leur respect.

Vous devez savoir faire parler, interpeller ou questionner les participants, et valorisez chaque intervention en intégrant tout point de vue (de manière constructive) pour les y encourager. D’autre part, si votre sujet est attractif, vous aurez probablement affaire à des contributeurs actifs.

Dans un échange dynamique, vous rebondissez sur des propos énoncés, faites circuler la parole… tout en focalisant le groupe sur l’objectif. Garder en tête que vous devez l’atteindre dans un laps de temps relativement court.

En outre, il reste possible que quelques digressions surviennent, que vous vous devez de gérer avec diplomatie et détermination.


La conclure, et après ?

Vous pouvez conclure avec bilan d’auto évaluation, en vue d’améliorer la prochaine réunion de ce type. Enfin, une synthèse envoyée à chaque participant permet de faire le point sur ce qui s’est dit, et l’avancée du projet.


A présent, vous avez les clés pour mener à bien vos réunions à distance !

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